Como ter clareza e foco no dia a dia da empresa?

Durante o nosso dia a dia na empresa, estamos cansados de dizer que temos milhares de coisas para fazer, muitas que nem estavam programadas de forma prévia (alguns incêndios a apagar), e é necessário termos discernimento para estabelecer prioridades. O que faço primeiro? O que deixo para depois? E se você for um gestor, é fundamental que tenha essas respostas de maneira mais rápida ainda, já que precisa lidar com mais informações.

Primeiramente, é essencial entendermos que é inviável fazer tudo ao mesmo tempo, esqueça o famoso multi task, pois além de ficarmos sobrecarregados com tantas tarefas, é provável que a qualidade do nosso trabalho comece a cair. Isso vai ocasionar a necessidade de ajustes maiores e até mesmo de refazer algo do zero, o que não vai ser nada agradável, não importa o cargo ou função que você exerça na empresa.

Neste cenário, o ideal é definir quais tarefas são mais importantes e colocá-las em primeiro lugar na lista de afazeres, deixando as demais em segundo plano. Eu sei, você vai alegar que “todas as tarefas são importantes” e são. Porém, verifique a urgência e os prazos, assim você saberá em qual deve focar primeiro. Caso o colaborador tenha problemas em fazer isso, cabe ao líder orientar e ajudar para que a pessoa aprenda a ter esse feeling sozinha ou aprenda a usar uma matriz de Eisenhower, por exemplo.

Os OKRs – Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados Chaves) -, podem ser muito úteis neste processo de priorização de tarefas, afinal, uma das premissas da ferramenta é fornecer mais clareza e foco para auxiliar a atingir os objetivos e respectivos resultados mais importante para o time ou para a organização, e em cima destes poucos objetivos, vai facilitar que todo o time esteja alinhado.

Além disso, os OKRs preveem que sejam realizados ajustes frequentes no planejamento da execução, geralmente de três meses, o que possibilita corrigir eventuais erros e hipóteses invalidadas que possam surgir no caminho, o que faz uma grande diferença em relação aos longínquos planos anuais. E revisitar de forma constante o plano, é um dos fatores que ajuda a manter o foco e aumentar a clareza, pois todos estarão em contato com as metas com frequência.

Acredite em mim, algumas vezes são colocadas tantas informações nas estratégias, que é comum deixarmos passar despercebido o que realmente é prioridade e o que precisa ser feito primeiro. Essa atitude parece pequena e inofensiva, mas interfere no resultado de formas significativas, colocando você e o seus colaboradores mais longe do objetivo final, o que será frustrante.

Isso pode acontecer diante de uma certa pressa para conseguir resolver as  pendências e se livrar do máximo de tarefas possível, porém, temos sempre que ter em mente os objetivos para curto e para longo prazo, alinhando expectativas sobre o que eventualmente podemos conquistar. Não dá para querer apressar os processos. Gaste, ou melhor, invista mais tempo no planejamento do que na execução, você vai otimizar seus recursos.

Em seu novo livro, intitulado ‘Como Pensar de Forma Direta e Inteligente’, Woo-kyoung Ahn – que é autora e professora na Universidade de Yale, nos Estados Unidos, sugere que a pressa mental impede a realização de uma reflexão profunda e de uma análise mais crítica, fatores que ela considera essenciais para a tomada de decisão eficaz e proveitosa. E eu acredito muito nisso!