A gestão de documentos é um dos processos mais importantes de qualquer negócio. Na era online, poder é informação, e a gestao documental precisa ser realizada com o máximo de eficiência possível. Já existem profissionais dedicados especificamente à tarefa, e também ferramentas digitais que auxiliam bastante. Este guia vai trazer uma visão completa sobre a gestão de documentos, com a importância, aplicações, plataformas de apoio, dicas e orientações.

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O que é gestão documental | Definição

A gestão de documentos administrativos nada mais é do que cuidar dos arquivos para que fiquem bem organizados e fáceis de achar. Isso inclui todo o caminho que eles percorrem: desde a criação e classificação até o uso, a guarda e o descarte, sempre com atenção à segurança e à praticidade.

Seja qual for o tipo de negócio, essa organização faz diferença. Ela economiza tempo na hora de encontrar informações, ajuda a cumprir obrigações legais e dá mais segurança para tomar decisões importantes que influenciam o dia a dia da empresa. Algumas das principais aplicações da gestão documental incluem:

  • Controle de arquivos. Organização e indexação em formato físico ou digital para fácil acesso, com o objetivo de reduzir o tempo de busca.
  • Atendimento a exigências legais. Garantia de conformidade com leis e regulamentos, evitando multas e processos.
  • Segurança da informação. Proteção contra acesso não autorizado, perdas ou danos, com backups e protocolos pré-estabelecidos.
  • Fluxo de trabalho eficiente. Otimização de processos internos, permitindo que documentos circulem de forma rápida e controlada.
  • Preservação histórica e institucional. Armazenamento adequado de registros também é importante para a memória e identidade da organização.

O gestor de documentos é responsável por planejar, implementar e supervisionar processos de organização documental. Suas atribuições incluem padronização, segurança e otimização do ciclo de vida dos arquivos. Existem inclusive formações no setor, como Arquivologia e Biblioteconomia. O profissional também pode ter especialização em gestão da informação ou tecnologia, atuando como elo estratégico entre áreas e informações.

Por que a gestão documental é tão importante?

Ao manter informações organizadas e protegidas, a organização se torna mais ágil, preparada para os desafios do mercado, toma decisões com mais segurança e ainda reduz custos operacionais de forma consistente. A organização documental é sempre uma vantagem estratégica, internamente e perante o segmento. Principais vantagens da gestão documental:

  • Disponibiliza de forma eficiente as informações a todos os colaboradores envolvidos;
  • Protege os interesses da empresa em processos jurídicos;
  • Aumenta a produtividade das equipes;
  • Melhora a colaboração entre setores;
  • Evita duplicidade de documentos;
  • Libera espaço físico e digital;
  • Dá suporte decisões estratégicas com dados confiáveis. 

Não basta ter apenas um bom funcionário ou um software avançado. A eficiência na gestão documental exige a combinação de pessoas qualificadas e sistemas adequados. É essa integração que garante que os processos sejam contínuos, padronizados e alinhados às necessidades estratégicas da organização.

Sistema de gestão documental

Atualmente, a maioria dos sistemas de gestão documental é digitalizada. É a melhor opção para garantir flexibilidade e eficiência, e também não ocupa espaço. São sistemas que centralizam um banco de documentos e otimizam o fluxo de trabalho em geral. 

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Cada empresa cria o seu sistema de gestão de arquivos conforme suas próprias características organizacionais, mas há um modelo aproximado que funciona mais ou menos assim:

  1. Digitalização. Ainda que muitos documentos possam permanecer físicos pela importância, o primeiro passo é normalmente digitalizar os documentos.
  2. Classificação. A inclusão dos documentos após a digitalização não é livre, tudo é classificado e indexado de acordo com as necessidades e prioridades da empresa. A classificação serve para reduzir ao máximo o tempo de busca.
  3. Definição de Acessos. Os sistemas atuais permitem que os gestores escolham quem vai acessar cada documento. A definição pode ser feita por setor, nível do colaborador ou outros critérios.
  4. Disponibilização. Após a definição dos acessos, a disponibilização dos documentos precisa funcionar de forma otimizada, com colaboração simultânea entre áreas e funcionários. A organização de documentos administrativos com acesso fácil é a chave para um bom fluxo de trabalho.

O grande objetivo é a integração entre áreas e a qualificação das decisões baseadas em dados. Empresas que já começam suas trajetórias com essa consciência costumam ter menos problemas de organização. Em caso de reformulação, apenas o processo de implantação pode ser mais lento e complexo; as coisas tendem a fluir melhor quando é só uma questão de manutenção e atualização. 

Dicas para administração de arquivos

A gestão de documentos administrativos é tão importante para o dia a dia de uma empresa que este é um assunto profundamente estudado pelos profissionais. Todo este aprofundamento e também a experiência adquirida ao longo dos anos trouxeram alguns insights interessantes. Veja a seguir quais são as principais dicas para a gestão documental eficiente:

  • Defina categorias e padrões (se possível, antes de começar).
  • Digitalize mesmo quando não for descartar o documento físico.
  • Crie um ciclo para saber quando arquivar e quando descartar (se aplicável) cada documento.
  • Utilize softwares automatizados com backup virtual. 

Outra dica importante é treinar a sua equipe para garantir que todos sigam os mesmos procedimentos. A implantação é geralmente feita por parte, mas a utilização é diária e a qualificação só otimiza ainda mais os processos de gestão de arquivos.

Ferramentas de apoio

Para contribuir com o direito à informação e todos os profissionais que dependem de uma boa gestão de documentos, existem sistemas e ferramentas de apoio bem úteis. São ferramentas chamadas SGD (Sistemas de Gestão Documental): Veja abaixo alguns exemplos:

  • Microsoft SharePoint;
  • DocuWare;
  • Google Workspace;
  • M-Files e outros. 

Uma necessidade comum na gestão de documentos é a necessidade de converter de Word para PDF ou outros formatos, e para isso, uma ferramenta interessante é o PDF Guru. A ferramenta oferece todas as ações de edição em PDF e conversão para quase todos os formatos — “de e para”. 

Conclusão

A gestão documental é um processo que existe independentemente da consciência da empresa. Qualquer negócio gera documentos, só resta saber se os mesmos estão sendo organizados da melhor forma. Por meio das melhores ações e ferramentas, é possível transformar o fluxo de trabalho, reduzir custos e dar um boost na produtividade. 

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